【コワーキング特化】会員管理システムの選び方｜成長を見据えた3つの判断軸
コワーキングスペースなどの施設を無人で運営したいとき、「どんなシステムを使えばいいのか？」と迷っていませんか。無人運営では、受付対応や会費の集金といった人が担ってきた業務を、システムで完結させる必要があります。
本記事は、コワーキングスペースを中心に、自習室やサウナなどの時間貸しの業態に必要なシステム構成と、システムを選ぶための3つの判断軸を解説します。
選ぶ前に整理しておきたい要件（料金プラン・業態・拠点数）
複数のシステムを比較する前に、料金プランの骨格・業態・拠点数の見込みを整理しておくと、選定の軸がぶれにくくなります。
料金プランの細部まで決まっていなくても、提供したい利用形態の方向性があれば選定は進められます。構想の段階から早めに情報収集をはじめてみましょう。
コワーキングスペースの会員管理システムは3つの判断軸で選ぶ
コワーキングスペースの会員管理システムは、以下の３つの判断軸で選ぶとミスマッチを減らせます。
（１）一元管理性
予約・決済・会員情報・顧客への連絡 を一元管理し、運営の手間を減らせるか
（２）プラン設計の柔軟性
月額・ドロップイン・時間貸しなどの料金プランに柔軟に対応できるか
（３）拡張性
多拠点展開やスマートロック連携など、事業の成長に合わせて拡張できるか
上記とあわせて、提供会社の支援体制を確認しておくと安心です。
３つの判断軸については、次章で詳しく説明します。
（１）一元管理性
１つ目の判断軸は、入会から予約・決済・会員への連絡までを1つの仕組みで一元管理し、手作業を減らせるかどうかです。
会員登録と本人確認をオンラインで完結できるか
会員登録から本人確認、決済手段の登録までをオンラインで完結できれば、受付での書類記入や説明の時間を減らせます。
fixUでは、利用者自身で会員登録できるだけでなく、「利用申請機能」を使えば、運営者が審査してから利用を承認できます。
会議室・ブースの予約と決済をまとめて管理できるか
会議室や個室ブースを貸し出すコワーキングスペースでは、予約と決済を同じ仕組みでまとめて管理できるかを確認します。
fixUは「予約」と「決済」の機能を備えており、カレンダーで予約を管理しながら、予約に応じた会議室・ブースの貸し出しと決済をまとめて扱えます。
会員への連絡やお知らせ通知ができるか
会員への連絡を会員管理システム上で行うことができれば、休館日やイベントの案内、個別の問い合わせ対応を1か所にまとめられます。
fixUには、「メール送信」「チャット」「お知らせ表示」の機能があり、会員への連絡を会員管理システム内で行えます。会員属性や過去の利用履歴などを確認したうえでメッセージのやり取りが可能です。
さらに、fixUはLINEと連携できます。利用者は普段から使い慣れているLINEで、会員登録から予約、スマートロックと連携した入退室の操作までを行えます。もちろんメッセージのやり取りも可能です。
ご契約後に各種設定から操作方法のレクチャーまでサポートしますので、運用開始時点から最大限機能を活用いただけます。ぜひお気軽にご相談ください。
（２）プラン設計の柔軟性
2つ目の判断軸は、月額会員・ドロップイン・時間貸しなど、コワーキングスペースで混在しやすい料金プランを1つの仕組みで扱えるかどうかです。
ドロップインや利用時間に応じた従量課金に対応できるか
ドロップイン（当日利用）や時間単位の利用が多いコワーキングスペースでは、利用の都度、自動で決済できる仕組みに対応しているかを確認します。
fixUでは、「ドロップイン」「従量課金」の料金設定に加え、「曜日別課金」や「最大料金設定※」にも対応しています。1時間単位で課金しつつ1日の上限額を設けるなど、コワーキングスペースに必要な料金体系を組み立てられます。
※「最大料金設定」は、従量課金形態に付随して必要となる機能です。
例えば、従量課金は利用時間分だけ支払う公平な仕組みである一方、チェックアウトを忘れると想定外の請求に繋がる恐れがあります。そこで最大料金設定で上限を設けておくことで、不要な争いを防ぐことに繋がります。（料金に関する約束事は、必ず利用規約に記載しておきましょう。）
月額・回数券など複数の料金プランを同時に運用できるか
月額会員・回数券・ドロップインを同時に提供する施設では、複数の料金プランを同じ仕組みの中で並行して運用できるかが重要になります。
fixUは、ドロップイン・予約・月額・回数券といった複数の会員種別に対応しており、同じ施設の中で並行して運用できます。たとえば「平日の日中はドロップインも受け付け、夜間と土日は月額会員だけが使える」といった料金設計も、fixUなら1つの仕組みで運用できます。
また、初期費用機能を使えば「入会金」や「事務手数料」を名目とした初回のみの請求もできます。
設定可能なプラン設計について、デモ画面を見ながらご相談が可能です。まだ詳しい料金設定が決まっていない場合でも構いません。ぜひお気軽にご相談ください。
（３）拡張性
3つ目の判断軸は、2拠点目以降の出店や無人化・省人化など、事業の成長に合わせた仕組みを広げられるかどうかです。
事業が成長して会員数や拠点が増えると、受付・入金確認・鍵の管理といったオペレーションが煩雑になり、無人化・省人化を検討する段階がやってきます。その際にシステムを乗り換えることになると、会員に再登録やアプリの切り替えをお願いすることになるため、手続きの手間をきっかけに退会につながる恐れもあります。開業時に拡張性を確認しておくことは、将来の退会リスクを抑えることにもつながります。
2拠点目以降や複合業態も一元管理できるか
将来的に多拠点展開を考えている場合は、拠点が増えても会員情報や売上を同じ仕組みで管理できるかを確認しておくことが大切です。
コワーキングスペースとサウナのような複合業態を考えている場合は、利用する業態に合わせた料金プランが設計できるか、あわせて確認しておくと安心です。
fixUは、全店舗の会員を一元管理できる「多拠点管理機能」を提供しています。
「開業時に必要な機能」と「拡大時に必要な機能」を段階を分けてご利用いただけます。
必要になったときにスマートロック連携で無人化・省人化へ広げられるか
開業時は有人運営を前提にしている場合でも、運営時間の延長や無人化・省人化を考えたときに、スマートロックと連携できるかを確認しておくと選択肢が広がります。
スマートロックと会員管理システムが連携すると、決済が済んだ会員にだけ入室権限を自動で発行でき、来店時の対応を減らすことができます。
fixUは「スマートロック連携」と「顔認証連携」に対応しています。開業時は会員管理と予約・決済から始め、無人化・省人化が必要になった段階で、システムを乗り換えずに入退室の仕組みを加える進め方が選べます。他社事例を踏まえたご相談も可能です。ぜひお気軽にお問い合わせください。
サービスとあわせて確認したい、運営会社の信頼性と支援体制
機能だけでなく、運営会社の信頼性と支援体制もあわせて確認しておくことが大切です。
fixUは、スマートロック「Akerun」を提供する株式会社フォトシンスのグループ会社です。グループ会社だからこそスムーズなサポートが実現できます。
たとえば、fixUとスマートロックを連携した場合、トラブルが起きた際には、どちらのサービスに原因があるのかを切り分ける必要があります。他社サービスとの組み合わせでは、会社間の情報共有に時間がかかり、問い合わせ先を行き来する「たらい回し」の状態になる恐れがあります。
fixUとスマートロック「Akerun」との組み合わせであれば、同じグループ内なのでスムーズに情報共有でき、原因の切り分けから解決までをスピーディーに進められます。
さらに、同じグループの株式会社Migakunは、施設の清掃・管理などの運営代行を担っているため、施設運営に必要なことをまとめてご相談いただけます。「何から準備すればよいかわからない」という段階でも、まずはお気軽にお声がけください。
【まとめ】コワーキングスペースは「プラン設計の柔軟性・一元管理性・拡張性」で選ぶ
まずは月額・ドロップイン・時間貸しといった料金プランに対応できるかを確認します。そのうえで、予約・決済・会員情報をまとめて管理できるか、多拠点展開やスマートロック連携による無人化・省人化へ広げられるかを順に見ていきます。提供会社の支援体制もあわせて確認しておくと、事業が成長しても同じ仕組みのまま運営を続けやすくなります。
fixUは、会員登録・予約・決済をまとめて管理できるクラウド型の会員管理・予約決済システムです。料金プランや運営方法が固まっていない段階でも、お気軽にご相談ください。
