会員制のバーやラウンジは、紹介や審査を経た会員だけが利用できるクローズドな空間として運営されます。誰と居合わせるかが読めることそのものが価値になる業態だと考えられます。
一方で運営する側には、入会の審査、会員名簿の管理、月会費の請求と入金確認、来店時の本人確認といった事務作業が積み上がります。しかも店に立つのは少人数で、その多くはカウンターでの接客に時間を使いたいはずです。
本記事では、事務作業をfixUの仕組みで省人化する構成をご紹介します。
会員制の運営は、接客ではなく会員の管理に時間を奪われやすい
会員制のバー・ラウンジで負担になりやすいのは、営業時間の外で発生する事務作業だと考えられます。入会希望者への対応では、紹介者の確認、審査、会員証の発行といった工程が発生します。
月会費を採用している店舗では、請求と入金確認が毎月発生します。振込の消し込みを手作業で行っていれば、未納の把握が遅れ、催促の連絡も個別対応になります。
さらに会員制では、来店した人が会員かどうかの確認が必要です。扉を施錠している店舗では、来店のたびにスタッフが入口へ出る必要があります。カウンターに立つ人数が限られるほど、この一往復が接客を中断させます。
「完全会員制と会員登録審査」「決済管理」「スマートロック連携」の3点で事務作業を仕組みに預ける
fixUで会員制のバー・ラウンジを運営する場合、入会・会費・入店の3つを1つの流れに載せます。
1. 完全会員制と会員登録審査で、入会の受付と審査を仕組みに載せる
fixUでは「完全会員制」という運用を選べます。利用プランに「利用申請」を設定すると、店舗側が申請内容を確認してから承認する運用が可能です。
紙の申込書を保管して名簿に転記する工程がなくなり、会員情報は1つのデータとして残ります。
2. 決済管理で、月会費の請求と入金確認を自動化する
「決済管理」によって、月会費をクレジットカードで継続的に課金できます。振込の消し込みや未納の確認といった、毎月繰り返していた作業がなくなります。
会費のほかにビジター利用を受け付ける場合も、「ドロップイン」として同じ仕組みの上で扱えます。月額会員は会費、ビジターは都度払いという設計にすれば、会員の特別感を保ちながら新規の入口も残せます。
3. スマートロック連携で、入口の解錠をスタッフの手から離す
「スマートロック連携」は、会員と扉の解錠権限を結びつける仕組みです。有効な会員だけが解錠でき、休会中や退会済みの会員は権限を外せます。
来店のたびにスタッフが入口へ出る必要がなくなるため、カウンターでの接客が中断されません。入退店の時刻が記録されるため、来店頻度の把握にも使えます。
省人化で生まれた時間を、会員との会話に充てる
省人化によって削減するのは、審査・請求・解錠といった定型業務です。会員制のバー・ラウンジにとって、接客そのものは削減の対象ではないと考えられます。会員が対価を払っているのは、店の雰囲気と、そこで交わされる会話です。
事務作業に充てていた時間を接客や会員同士をつなぐ働きかけに活かせれば、継続の理由を強められることが期待できます。
接客の時間を確保するためのポイントです。
- 入会審査の基準と面談の有無は、システム導入前に決めておく
- 休会・退会の申請経路を会員に明示し、解錠権限の停止と連動させる
- 「メッセージ配信」や「お知らせ機能」で、イベントや臨時休業を会員へ直接届ける
導入前に決めておきたい4つの論点
会員制の店舗では、仕組みを選ぶ前に会員制度そのものの設計を固めておくほど、導入後の手戻りが減ると考えられます。
- 会員区分と会費：正会員やビジターなど区分をいくつ置き、それぞれの金額をどうするか
- 入会の条件：紹介の要否、審査の基準、承認する担当者を決める
- 休会と退会の扱い：申請の期限、日割の有無、解錠権限を止めるタイミングを定める
- ビジター利用の範囲：会員の同伴を必須にするか、単独のドロップインを受けるかを決める
まとめ
会員制のバー・ラウンジで事務作業が重くなるのは、入会審査・会費回収・本人確認が少人数のスタッフに集中するためだと考えられます。
完全会員制と会員登録審査で入会の受付を仕組みに載せ、決済管理で月会費の請求と入金確認を自動化し、スマートロック連携で入口の解錠をスタッフの手から離す。この3点が基本構成になります。削減するのは定型業務に限り、生まれた時間を会員とのコミュニケーションに使いましょう。
