自治体が運営する交流サロンや市民利用施設には、企業の担当者、研究者、起業家、学生といった立場の異なる人が集まる場として設計されたものが見られます。そこで本来注力すべきなのは、利用者同士をつなぐ働きかけと、交流を生むイベントの企画運営だと考えられます。ところが受付業務や管理業務に追われ、本来やりたかった企画に手が回らない状況に覚えはないでしょうか。本記事では、公共の交流拠点での受付業務を、fixUの仕組みで回す構成をご紹介します。
登録・説明・収受の3工程が受付業務の負担に
公共施設の窓口業務が重くなる理由は、性質の異なる3つの工程が同じ場所に集中している点にあると考えられます。会員登録では、氏名や所属を紙に記入してもらい控えを保管します。
プラン説明では、料金体系が複数ある施設ほど口頭での対応に時間を要します。利用料の収受では、現金を扱う場合に釣り銭の準備と日次の照合が付随します。
3工程はいずれも来館時にしか処理できないため、来館が集中する時間帯に職員が拘束されてしまいます。
交流拠点の価値は、利用者同士が出会い、そこから新しい活動が生まれることにあります。職員には、誰と誰をつなぐかを見極め、イベントを設計し、参加者に声をかける役割が期待されますが、窓口に張り付いている限りその役割に充てる時間は確保できません。
「専用Web」「顔認証連携」「決済管理」の3点で登録から入館までを省人化
fixUで公共の交流拠点を省人化する場合、来館前と来館時を分けて設計します。
1. 専用Webで、会員登録とプラン選択を来館前に済ませる
「専用Web」は、施設ごとに用意する会員用のWebページです。
利用者は来館前に、会員登録とプラン選択をWeb上で完了できます。この時点で、紙の名簿への記入と口頭でのプラン説明が窓口業務から解放されます。
料金体系が複数ある施設でも、Web上で比較して選べる形にすれば説明時間を圧縮できます。「入会審査」の機能を組み合わせれば、登録内容を職員が確認してから承認する運用も可能です。
2. 顔認証連携で、来館時の本人確認を機械に任せる
「顔認証連携」は、登録済みの顔写真のデータを元に本人確認を行う仕組みです。
利用者は来館前に顔写真の登録まで済ませ、来館時は受付での顔認証だけで入退館を完了できます。鍵もカードも記入用紙も不要になり、カードの発行や紛失時の再発行といった付随業務からも解放されます。
3. 決済管理で、利用料の収受と集計を自動化する
fixUでは「クレジットカード決済」が可能です。
現金の取り扱いがなくなれば、釣り銭の準備と日次の照合が不要になります。月額方式を採用している施設では継続課金が自動で処理されるため、月末の請求作業も軽くなります。
また、利用実績がデータとして残るため、どの層がどの時間帯に使っているかの把握にも活用できます。
省人化で確保した時間を、利用者と向き合う時間に
省人化によって、利用者とのコミュニケーションを取るなど、職員が本当にやるべきことに注力できるようになります。
省人化と公共施設としての機能を両立するためのポイントです。
- 受付業務のみを非対面化し、削減した時間を利用者への声かけに再配分する
- fixUの「メッセージ配信」や「お知らせ機能」で、来館していない会員との接点を維持する
- 顔認証を任意の選択肢とし、別の入館方法も並行して用意する
まとめ
公共の交流拠点で受付業務が重くなるのは、登録・説明・収受の3工程が窓口に集中するためだと考えられます。専用Webで登録とプラン選択を来館前に移し、顔認証連携で本人確認を機械に任せ、決済管理で収受と集計を自動化する。この3点が基本構成になります。ただし、削減した時間を声かけと企画に再配分する前提で設計することが要点になります。
fixUでは、施設運営の準備段階からご相談を承っております。
情報収集だけでも構いません。お気軽にお問い合わせください。
