事務作業が7~8割無くなり、他の業務に専念できるようになりました
ピンク・アリゲーター株式会社 - グランワーク
グランワーク
グランワークはJR京浜東北線・大森駅北口より徒歩3分の好立地に高速インターネット(Wi-Fi6)とプライベート空間を重視した、全44席【完全個室4室、会話OK18席、会話NG12席、カフェコーナー10席】の「個」ワーキングスペースです！
『若手クリエイターの皆さんを応援したい！』という思いからカフェコーナーにおいて作品を展示しております。
https://www.glam-work.com/
OPEN： 9:00 〜 20:00
導入時の課題
⚫︎パッケージで売られていた予約のシステムアプリケーションでは予約情報・スマートロック・決済サービスの連携ができず、非効率的で評判を下げていた
導入目的
⚫︎クレジットカードで当日決済可能で、Akerunと連携できるシステムを導入したい
導入効果
⚫︎請求や予約の修正のような手作業がなくなった
⚫︎利用時間のアナウンスをシステムで記録できるようになった
⚫︎お問い合わせ対応や広報活動のような本来の業務に専念できるようになった
一人ひとりが落ち着けるスペースの確保といった環境づくりが第一でした
———グランワークという店舗のコンセプトをお伺いさせてください。
早野さん (以下、早野)：個人の個というところを強調して、SNSなどでは【「個」ワーキングスペース】と書いております。 そこが一番の売りで、完全個別ブースで一人ひとりがゆったりと仕事をしておくつろぎいただけるスペースを提供できるような場所を作るっていうのが第一のコンセプトにしております。 利用者同士の交流も売りにされているコワーキングスペースも多いですが、業務に差し支えのない、Wi-Fiのような設備や一人ひとりが落ち着けるスペースの確保といった環境づくりが第一でした。 2022年には長机を置くなどして、本来の【コワーキングスペース】もご用意するようなリニューアルをしました。
———「個」ワーキングスペースをはじめようと思われたきっかけはどのようなものですか？
早野：グランワークはコワーキングを専門としているわけではなく、母体はTV番組を制作する会社で、ノウハウもなければコワーキングスペースで働いていた経験者もいないという0の状態からのスタートでした。
コロナウィルスによる緊急事態宣言が発令されて、世の中がテレワークとなったときに、我々のようなもともとメディアの仕事を行なってきた人間としては、やり取りをするのに電話だったりとかWeb会議だったりとかは当時は使用していませんでした。
コミュニケーションを取るためにそのようなツールを使ってはいましたが、「自宅にWi-Fiが無くて、テザリングを利用しているためお金が掛かる」という若い世代のスタッフが多くて。
そこでスタッフが多く住んでいる大森に事務所を構えて、不自由なくWi-Fiを使って仕事ができるスペースを作ろう、というのが本当のきっかけでした。
———それでは、最初は社内向けのスペースだったんですね。
早野：うちの社長が家具に対してこだわりが強くて、机ひとつ椅子ひとつをこだわりのあるものを配置していったら「これ、普通のお客様が使ってくれたら喜んでくれるんじゃない？」「じゃあスタッフだけで使うのももったいないから、一般の方にも使ってもらおうか」となりまして。(笑)
聞かれたくない話は完全個室を使えば良いですし、普通の作業をする分には支障がないので、一般のお客様にも使ってもらうことになりました。
ノウハウも知識もまったく0のところに、コワーキングスペース運営のお話を伺えました
———店舗をオープンしてしばらくは有人でのお客様対応をされておりましたが、無人化システムを導入したのはどのようなきっかけだったのでしょうか？
早野：ノウハウも知識もまったく0だったので、手当たり次第ホームページを見たり近所のコワーキングスペースを利用してみたりと、「どういうスキームで運用しているんだろう？」と手探りでリサーチしていました。
当時、fixUのようなシステムを自分で見つけることができなくて、パッケージで売られていた予約のシステムアプリケーションを導入しました。
ですが予約情報とAkerunの連携ができていなかったので、予約は予約で管理して、グランワークのホームページで会員登録をしてもらって、クレジットカードの決済サービスに登録して決済してもらって、Akerunの権限をお客様に付与してダウンロードしてもらって開け閉めしてもらって……ということを手動でやったので、非効率的で評判も良くなくて……。
そのころにfixUのシステムを提案してもらって、藁にもすがる思いでした。
貴社代表の山岡さんがコワーキングスペース事業をしていた、というお話を伺ったので「こういうときどうしたら良いんですか！？これってどうするんですか！？」と逆に質問してしまって。(笑)
それですぐに上司に提案して、導入を決定しました。
———fixUを導入される前、手動で運用されていた当時は何が一番大変でしたでしょうか？
早野：予約情報とAkerunの鍵がリンクされていなかったことですね。
当時のシステムは予約制で、お客様が空き情報を見て予約を行なって、その予約情報をスタッフが見て「15時にお客様が来るんだな」と把握していました。
ですがたとえば13時とか、お客様が予約よりも早くいらっしゃった場合に、Akerunの権限を付与しているので入ろうと思うと入れちゃうんですね。
そうするとそれぞれのシステムから手作業で予約時間を延ばして、解錠権限を再設定して……と対応していました。
なおかつ、利用料金やシステム利用手数料をExcelに打ち込んで、月末にまとめて決済していたのもアナログで大変でした。
———fixU以外のシステムはご検討されておりましたか？
早野：他社にも問い合わせはしましたが、クレジットカード使用で当日に決済されるシステムはなかなか無かったので、ご連絡いただいたときに即決でしたね。
あとは別のところだとAkerun連携ではなく4ケタ数字入力のロックだったので、設備的な部分で導入しませんでした。
事務作業が7~8割無くなり、他の業務に専念できるようになりました
———それぞれ使用されていたシステムをfixUにまとめられたところで、導入して良かった点をお伺いできますか？
早野：メリットしかありません。今までやっていた請求や予約の修正のような作業が無くなりました。一番良いのは、入った瞬間から記録されることですね。これまではたとえば15~17時という枠で来ていただいていたので、5分前に入室される方などの線引きに迷っていました。
利用時間をちょっとオーバーしちゃってもサービスしちゃいますよね。(笑)
ドロップイン利用では「システムで時間を記録してるので」っていうアナウンスができるので嬉しかったです。全日・全営業時間帯ではないですが、自分が店舗を見られないときに無人化してあると、チャットでお客様の対応ができるのも助かっています。
———どれくらい作業量が減りましたか？
早野：事務的な作業は体感で7~8割は無くなりました。これまでは月末が大変で……。
1ヶ月分の全売上を一人ひとりチェックして、ミスがあるといけないので他のスタッフと一緒に金額を口頭でお互いにチェックして決済システムに入力して……という作業をしていました。
これが無くなったことで、お客様からのお問い合わせ対応や広報活動に専念できるようになったのは大きなメリットです。
———機能の部分で、特に気に入っているものはありますか？
早野：ドロップイン機能もですが、お客様のすべての利用情報や時間が紐づけられて請求や返金もできるのが魅力です。
一番は意外ですがチャット機能ですね。会員さんには「チャットに問い合わせしてね」っていうのを徹底していて、誰から・いつメッセージが来たか、その人が既読かっていうのも分かるのでとてもやりやすいです。午後は無人運営なんですけど、お店の至る所に「何かあったらチャット送ってください」と掲示しています。
それまでは電話が掛かってきたりとかメールが飛んできたりとか、バラバラで統一できておらず……。
チャットに集約させたことで、スタッフはチャットに問い合わせが来るものだと認識しているので、漏れなく対応できているので、気に入っています。
ビジネス街でもあり住宅街でもあるという土地柄を活かした取り組みを考えています
———今後グランワークとしてやっていきたいこと、取り組んでいきたいところはありますか？
早野：fixUのユーザーさんが導入店を行き来する、スタンプラリーみたいなものとか……。
ユーザーさん、お店同士の繋がりができると使い方やノウハウがやりとりできて面白そうだと思います。
開店前の市場調査の際にいろんなお店を見させてもらって、完全無人のところもあれば有人の店舗もあって。
今度うちが工事するんですけど、ブレーカーを時間で制御するものを入れようと検討していて……そういうアイディアが共有できる、それぞれの良いところを吸収できる機会があれば良いなと思います。
———2022年にはギャラリーの開設もありましたが、新しい取り組みのご予定はございますか？
早野：ギャラリーはご好評いただいておりまして、「この人の絵があるから」と観に来る方も実際いらっしゃったので伸ばしていきたいです。
あと大森というビジネス街でもあり住宅街でもあるという土地柄を活かした、会員さん同士で交流できるイベントを考えています。
アルバイトで来ている学校の先生を目指すスタッフが塾の講師をやっていて、たとえば学習塾のような会だとか、本当の意味でのコワーキングスペースのような会員さんが会話できる機会を作るだとか……。
あとはハーブティーのお店とやりとりしていて、うちにハーブティーを置いて、あちらではポスターを掲示してもらってみたいな形で、他の業種のお店と連携しています。
———今後の展開を楽しみにしております。本日はインタビューのお時間をいただき、ありがとうございました。
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代表取締役 CEO 山岡 源（ヤマオカ ハジメ）
1996年生まれ。奈良県宇陀市出身。関西学院大学理工学部情報科学科でソーシャルネットワーク分析を専攻し、情報拡散の性質の理解と情報伝達における技術的知⾒を学ぶ。⼤学在学中に株式会社美学⽣図鑑にてデータアナリストとして活動し、webサイトの改善や運営メンバーとして新規コンテンツの展開を⾏ないメディアの成⻑を経験。また、不動産会社にてコワーキングスペース、貸し会議室のシステム化による業務改善やSNSを活用した集客施策などにより収支改善を実現。学生時代から実践を通してオンライン・オフラインの双⽅における集客や経営のノウハウを学び、fixUの新規事業を立案し法⼈化を⾏ない現在に⾄る。
